从府办〔2012〕18号（关于进一步规范来文征求意见回复工作的通知）

各镇人民政府、街道办事处，市政府各部门、各直属机构：

自规范公文处理工作以来，全市各单位按照要求,认真改进公文质量,公文处理科学化、规范化和制度化水平明显提升。但是，个别单位仍未能严格执行有关规定，尤以上级来文征求意见和市府办发文征求意见的公文办理存在不足，不同程度地影响了全市政务工作的质量和效率。

合情、合理、合规回复上级来文征求意见，是向上级争取资源、获得支持的有效途径。为进一步提高公文办理质量，积极争取各方面的理解和支持，根据市政府领导意见，现就进一步规范来文征求意见回复工作通知如下：

一、工作要求

（一）严谨求实、观点鲜明，确保回复意见的前瞻性和科学性。各部门要认真研究来文材料，根据现行政策，结合我市实际，从全市经济社会发展的全局对所涉及问题进行科学回复；回复意见要做到有理有据、言简意赅，不得回避问题，有政策文件依据的要在文中注明文号，必要时附上相关材料。

（二）加强沟通、积极配合，确保回复意见的权威性和可行性。征求意见所涉及问题需多部门协同解决的，各相关部门要加强沟通、积极配合，结合本部门实际提出可行性意见；对于指定部门牵头会同相关部门提出意见的，牵头部门要切实负责牵头，提出综合意见并附上协办部门书面意见，或起草回复意见会签相关部门。

（三）科学规范、及时准确，确保意见回复工作的规范性和时效性。各部门要严格按照《关于进一步规范公文处理工作有关事项的通知》（从府办〔2009〕42号）和《关于进一步规范公文办理工作有关事项的通知》（从府办〔2011〕63号）的要求，确保征求意见公文处理工作规范、准时，保障政务工作高效运转。

二、工作流程

（一）收文

上级来文征求意见的公文一般归口各单位办公室收发人员负责，收到来文征求意见后，要首先做好登记、转发工作：

1. 登记。各单位收发人员收到公文后，要详细记录好征求意见公文的主要内容、收件日期、来文单位、文号及规定办理时限等，并对文件进行编号。

2. 转发。收发人员在完成登记程序后，务必第一时间将公文按照归口分送至具体承办科室、分管领导和主要领导，并注明规定办理时限。

（二）办理

1. 拟办。各单位办文科室在收到公文材料后，应尽快组织人员认真研究材料，根据我市的相关政策性文件及总体发展规划，结合我市实际提出拟办意见。

2. 审核。各单位分管领导要认真分析所转发的材料，并对归口科室所提拟办意见认真审核。如所征求意见涉及面广或需多部门协同解决的，要及时与相关单位沟通、协调，再结合本部门实际，提出答复意见。

3. 签署。答复意见经分管领导审核后，报送主要领导审签。如有必要应召开局务会议进行研究。

（三）办结

1. 在主要领导签署意见后，各单位办公室负责人务必在规定时间内将本单位意见以书面和电子文件（OA系统或电子邮箱）的形式上报，具体格式参照从府办〔2009〕42号文件。

2. 办理结束后，各单位办公室负责人应将回复意见等有关材料收集齐全，进行归档和保管。

请各单位严格按照上述规定执行，市政府办公室将继续加强督促检查力度，并适时对有关情况进行通报。
专此通知。

二〇一二年一月九日