从化府行复【2021】82号 行政复议决定书

　　申请人：余某

　　被申请人：广州市从化区太平镇人民政府

　　申请人不服被申请人对某小区业主大会和业主委员会不予备案的行为，于2019年8月7日向本府提出行政复议申请，本府依法已予受理，现已审查终结。

　　申请人请求：

　　确认被申请人对某小区业主大会和业主委员会不予备案的行为违法，责令予以备案。

　　申请人称：

　　一、从化区太平镇某小区位于从化区太平镇,截至2018年11月30日该小区已交付物业业主共有933名。2018年3月21日,230名业主联名申请成立业主大会筹备组,经公示筹备组于2018年6月22日成立,组长是:余某。2018年12月15日至21日,筹备组按法定程序,组织召开业主大会,表决通过管理规约和业主大会议事规则、选举产生首届业主委员会。根据《广州市物业管理暂行办法》,业主大会及业主委员会当日成立。2019年1月10日,筹备组向被申请人太平镇人民政府申请备案,被申请人太平镇人民政府拒绝接收备案材料。2019年1月17日,被申请人太平镇政府召集筹备组开会,口头告知不予备案。2019年1月29日被申请人太平镇政府发函不予备案。2019年4月16日,被申请人召集口头告知不予备案,并于2019年5月13日以《广州市从化区太平镇人民政府关于对某花园首次业主大会不予备案的补充说明》书面告知不予备案。申请人认为,业主大会和业主委员会依法成立,应予以备案;被申请人太平镇人民政府拒绝接收备案申请材料、拒不备案,系违法行为,应予以确认。

　　二、被申请人不予备案的理由不成立

　　申请人严格地合法遵守按照《物业管理条例》中华人民共和国国务院第504号文件成立,筹备组人员组成依照并符合国家法定标准。

　　1.某业主大会遵守国家住房和城乡建设部关于印发《业主大会和业主委员会指导规则》的通知(建房〔2009〕274号)的第六条物业所在地的区、县房地产行政主管部门和街道办事处、乡镇人民政府负责对设立业主大会和选举业主委员会给予指导和协助,负责对业主大会和业主委员会的日常活动进行指导和监督。

　　2.业主大会和筹备组成员遵守:广州市国土资源和房屋管理局办公室文件穗国房字〔2014〕390号文件和国家住房和城乡建设部关于印发《业主大会和业主委员会指导规则》的通知(建房〔2009〕274号)第十一条:筹备组中业主代表的产生,由街道办事处、乡镇人民政府或者居民委员会组织业主推荐。

　　3.筹备组应当将成员名单以书面形式在物业管理区域内公告。业主对筹备组成员有异议的,由街道办事处、乡镇人民政府协调解决。(注:在2018年12月13日,某筹备组发函至太平镇政府按照国家指导规则请求政府监督与配合,而太平镇政府置之不理并没有派人来现场)。

　　4.2018年12月21日某唱票如期进行,当天现场就有外部势力干扰想阻止业主委员会成立。电话致太平镇政府时,政府人员同样也是置之不理。后续不得不报警。

　　5.关于太平镇政府对筹备组的会议记录异议,我们依法无需公示。

　　6.业主委员会候选人员符合法定条件(注:见2018年12月13日《关于太平镇规划建设办拒绝接收某小区业主委员会筹备组邀请参加业主大会的函举报信》)。

　　针对筹备小组这么久走过来,成立业主委员会都是在国家法律面前进行而太平镇政府每次的不配合才导致成立业主委员会举步维艰,和政府协调时太平镇政府明显想方设法阻止业主委员会进程停止,而不是采取支持和推进我们业主委员会成立,可谓没有做到为民办事原则。    

　　被申请人称：

　　一、被申请人对辖区内小区业委会的成立依法具有监督、指导职责。

　　根据《业主大会和业主委员会指导规则》（建房〔2009〕274号）、《广东省物业管理条例》和《广州市物业管理暂行办法》的有关规定：被申请人依规对首次业主大会或者业主代表大会进行指导、协助；业主委员会应当自选举产生之日起30日内持相关资料到物业所在地镇政府办理备案手续。

　　二、被申请人依法履职，申请人违规操作。

　　（一）被申请人基于权限，按程序开展了卓有成效的指导、协助工作。

　　1. 依规于2018年6月21日批准某小区首次业主大会筹备组成立，被申请人规划建设办协助申请人向某物业管理处调取被申请人开展前期工作所需的各类资料。

　　2. 针对不合规的行为，屡次发文提醒，要求纠正。

　　被申请人在申请人开展工作的过程中，除积极指导、协助外，还发出以下文件纠正不合规情况：被申请人针对候选人资格问题出现不合规的情况，于2018年11月29日发出《关于严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知》要求筹备组按照相关法规及文件重新对13名候选人进行资格审查，并将业委会委员候选人的形成过程报被申请人规划建设办审查后再行公示；2018年12月14日，被申请人再次发出《关于再次重申严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知》，要求筹备组于2018年12月18日前将业委会委员候选人资格审查材料报镇规划办审查后再公示。

　　3.针对申请人强行违规召开业主大会等行为，被申请人积极开展以下工作：因2018年12月15日申请人在开展工作中未按规定程序和时间要求，强行召开业主大会，属违规操作，被申请人依规不予认可，不派员参加有关会议；申请人于2019年1月10日将业主大会选举结果材料交至被申请人规划建设办，基于审慎、负责的工作态度，被申请人在2019年1月17日请区住建局物管科在被申请人五楼会议室与申请人成员召开会议，并告知自行召开业主大会的行为属于违规操作，对申请人提交的资料不予备案；2019年1月25日被申请人书面函复申请人业主大会会议及结果不予备案。

　　（二）申请人开展工作多处不合规。

　　1. 申请人成员发生变化，没有依规重新公示。申请人开展工作过程中，筹备组成员朱茂久因房屋出售、个人原因退出等导致筹备组成员人数发生变动，必须根据《广州市物业管理暂行办法》第二十四条的要求重新公示，但是筹备组没有遵守规定，亦没有暂停有关工作，仍继续违规开展筹备工作。

　　2. 申请人开展工作过程中的会议记录均没有向全体业主公示。根据《广州市物业管理暂行办法》第二十七条之规定：申请人召开会议作出的决定，参会成员应当签字确认，并自作出决定之日起3日内向全体业主公告，但是申请人没有依规开展该项工作。

　　3. 申请人不遵守业委会候选人名单公示的有关规定。申请人于2018年11月22日张贴《关于某首届业委会委员候选人名单公示》，该文件公示期间，业主匿名向被申请人提交资料反映候选人黎某存在迟缴、未缴物业管理费的行为，其他候选人资格亦有待审查。2018年11月29日，镇政府发文《关于严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知》，要求筹备组按照相关文件重新对13名候选人进行资格审查，并将业委会委员候选人的形成过程报镇规划建设办审查后再行公示。12月14日，镇政府发文《关于再次重申严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知》，要求筹备组于12月18日前将业委会委员候选人资格审查材料报镇规划办审查后再公示。申请人无视被申请人的通知要求，拒绝整改并于12月15日自行召开业主大会。

　　4. 申请人开展各类会议多数在晚上开展，又没有提前与被申请人沟通，导致与经办人工作时间不一致或者工作冲突，被申请人规划建设办针对这种情形明确要求申请人在开展每一次会议后都需将会议纪要存档一份至该办，但申请人均没有上报。后续申请人规划建设办发文要求申请人在2018年11月26日前将完整的会议记录交至该办备案，以便该办对业主大会的筹备过程进行指导、监督，但申请人至2018年11月30日递交内容非常简单的会议纪要。

　　综上所述，被申请人积极履职、开展相关工作，针对申请人违规行为作出不予备案的决定符合《广东省物业管理条例》和《广州市物业管理暂行办法》的规定，恳请复议机关维持被申请人作出的不予备案决定。

　　本府查明：

　　2018年6月22日，被申请人发出《关于成立首次业主大会会议筹备组的公告》，广州市从化区太平镇某花园业主大会筹备组（下称“筹备组”）成立。2018年10月30日，筹备组向全体业主发出公告，原筹备组成员朱茂久因房产出售及蔡某因工作繁忙的原因提出辞去筹备组成员一职。2位成员辞职后不影响筹备组工作开展。2018年10月26日，筹备组把草拟的《某花园管理规约》和《某业主大会议事规则》在小区公告栏进行公示。2018年11月20日，筹备组贴出《关于某小区业主户数和专有面积的公示》，公示业主户数933户，业主专有面积94935.1平方米。2018年11月21日，广州某房地产开发有限公司向被申请人提出，筹备组公示的小区专有面积和总户主均有误，应为：专有面积共计138399.36平方米（不含地下人防面积），小区业主总户数1033户，但未直接向筹备组提出，且未提供原始资料供筹备组核实。2018年11月22日，筹备组对13名候选人名单和基本资料进行公示，后发现黎某、谢某二人不符合候选人资格，即从名单中将二人删除，并于2018年11月30日通报公示了最终确定的11名候选人名单。2018年12月15日至20日某花园业主召开首届业主大会对议事规则、管理规约和业主委员会候选人进行投票，2018年12月21日，在小区广场进行现场唱票、开票。2018年12月24日，筹备组把选举结果向全体业主公示。公示内容显示：该小区有投票权业主总人数为927人，建筑物总面积为94935.1㎡。其中，《业主大会议事规则》同意票632张，占投票权人数比例68.2%，专有面积之和63952.68㎡，占建筑物总面积比例67.4%；《管理规约》同意票631张，占投票权人数比例68.1%，专有面积之和63226.29㎡，占建筑物总面积比例66.6%；业委会候选人余某同意票621张，占投票权人数比例67%，专有面积之和62290.74㎡，占建筑物总面积比例65.6%；业委会候选人李向荣同意票613张，占投票权人数比例66.1%，专有面积之和61438.26㎡，占建筑物总面积比例64.7%；业委会候选人曹某同意票619张，占投票权人数比例66.8%，专有面积之和62084.19㎡，占建筑物总面积比例65.4%；业委会候选人刘某同意票614张，占投票权人数比例66.2%，专有面积之和61514.89㎡，占建筑物总面积比例64.8%；业委会候选人白某同意票616张，占投票权人数比例66.5%，专有面积之和61684.35㎡，占建筑物总面积比例65%；业委会候选人肖玉红同意票609张，占投票权人数比例65.7%，专有面积之和61142.57㎡，占建筑物总面积比例64.4%；业委会候选人李某同意票604张，占投票权人数比例65.2%，专有面积之和60541.04㎡，占建筑物总面积比例63.8%；业委会候选人赵某同意票596张，占投票权人数比例64.3%，专有面积之和59867.5㎡，占建筑物总面积比例63.1%；业委会候选人谷某同意票587张，占投票权人数比例63.3%，专有面积之和58986.47㎡，占建筑物总面积比例62.1%；业委会候选人曹某同意票619张，占投票权人数比例66.8%，专有面积之和62084.19㎡，占建筑物总面积比例65.4%；业委会候选人蔡某同意票46张，占投票权人数比例5%，专有面积之和4359.09㎡，占建筑物总面积比例4.6%；业委会候选人万某同意票45张，占投票权人数比例4.9%，专有面积之和4192.18㎡，占建筑物总面积比例4.4%。2019年1月10日，筹备组向被申请人规划办提交了以下材料，具体包括：某业主大会议事规则、某管理规约、某大会现场唱票、开票情况纪要以及2018年12月8日、2018年12月14日和2018年12月23日三次会议纪要。提交材料后，被申请人一直拒绝对某小区业主大会和业主委员会予以备案，经多次交涉无效后，申请人于2019年8月7日向本府提出行政复议申请。

　　另查明，被申请人在某业主大会筹备期间，曾发出三次公示或通知，分别是：1.2018年11月29日《关于朱茂久退出某小区业主大会筹备组的公示》，筹备组成员人数不符合法律规定表示暂停某小区业主大会筹备组一切活动；2.2018年11月29日《广州市从化区太平镇人民政府关于严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知》，称候选人存在迟缴、未缴物业服务费的问题，要求筹备组重新对候选人进行资格审查，报被申请人规划建设办审查后在公示；3.2018年12月14日《广州市从化区太平镇人民政府关于再次重申严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知》，称一直未收到筹备组提交候选人相关资料进行审查，要求暂停业委会委员候选人投票事宜。2019年4月25日被申请人邀请区住建局物管科与筹备组代表开会，指出筹备组在开展工作过程中存在会议记录没有向全体业主公示、候选人名单未提交被申请人审查并公示即自行召开业主大会，以上违规操作，因此，对其自行召开业主大会不予备案。2019年5月13日，被申请人向筹备组发出《广州市从化区太平镇人民政府关于对某花园首次业主大会不予备案的补充说明》。

　　2021年1月27日，本府复议人员组织对本案开庭审理，在庭审中查明，被申请人从该小区物业管理公司获取并提供给筹备组的面积清册和业主清册并非该小区全部面积和户数的数据，只是已售部分的数据。最终准确全面的面积清册和业主清册资料被申请人于2021年9月向本府复议人员提供。经核，某花园小区物业专有面积之和（含住宅商铺107046.4036㎡、地下车库12998.6584㎡）为120045.062㎡，住宅商铺总套数1033套，其中，已售932套。

　　以上事实，有物业管理区域备案回执（从国房区备〔2015〕第2号）、业主清册、房屋面积测量成果报告书、商品房产权证明书、选举大会现场照片、某业主大会现场唱票、开票情况纪要、某业主大会议事规则、某花园管理规约、某首次业主大会、关于公示《管理规约》和《业主大会议事规则》表决结果的通知、关于公示首届业主委员会委员选举结果的通知、关于朱茂久退出某小区业主大会筹备组的公示、广州市从化区太平镇人民政府关于严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知、广州市从化区太平镇人民政府关于再次重申严格审查某小区业委会委员候选人资格的通知、广州市从化区太平镇人民政府关于对某花园首次业主大会不予备案的补充说明等证据予以证实。

　　本府认为：

　　根据《广州市物业管理暂行办法》（下称《暂行办法》）第五十三条“业主委员会应当自选举产生之日起30日内，持下列资料向物业所在地的街道办事处、镇人民政府办理备案手续……报送资料齐全、符合法定条件的，街道办事处、镇人民政府应当当场出具书面回执并在报送的管理规约和业主大会议事规则文本加盖备案印章，同时将备案回执和备案资料抄送区分局”，被申请人对辖区业主委员会提交的管理规约、业主大会议事规则、业主大会的会议记录和会议决定、业主委员会委员（候补委员）名单及其基本情况等资料有依法办理备案手续的职责。

　　根据《暂行办法》第五条第二款规定，“街道办事处、镇人民政府会同区分局指导、协助本辖区业主大会成立和业主委员会选举工作，监督业主大会、业主委员会和物业服务企业日常活动，调解处理物业管理纠纷。被申请人在本辖区业主大会成立过程中承担指导和协助职责”。根据《暂行办法》第二十五条规定，“筹备组成立后，街道办事处、镇人民政府应当通知建设单位和物业服务企业在物业管理区域内为筹备组和业主大会的活动提供相应的人力、场地支持，并在规定期限内向街道办事处、镇人民政府提交下列资料：（一）物业管理区域备案回执；（二）房屋及建筑物面积清册；（三）业主清册；（四）修建性详细规划或者建设工程设计方案总平面图；（五）物业管理区域内配置的物业管理用房测绘报告；（六）已筹集的物业专项维修资金清册。”本案中，被申请人未尽协助义务，并未按第二十五条规定履行职责，筹备组一直未能获取完整的成立业主大会和业主委员会所需的基本资料。 在广州某房地产开发有限公司对筹备组公示小区户数和面积提出异议后，仍未要求该公司向筹备组提供完整的资料。

　　根据《暂行办法》第五十三条规定，“业主委员会应当自选举产生之日起30日内，持下列资料向物业所在地的街道办事处、镇人民政府办理备案手续：（一）管理规约、业主大会议事规则；（二）业主大会的会议记录和会议决定；（三）业主委员会委员（候补委员）名单及其基本情况。报送资料齐全、符合法定条件的，街道办事处、镇人民政府应当当场出具书面回执并在报送的管理规约和业主大会议事规则文本加盖备案印章，同时将备案回执和备案资料抄送区分局。”由此可见，被申请人办理业委会备案需具备两个条件：一是报送资料齐全，二是符合法定条件。即被申请人的备案行为是对业主委员会提交的备案材料是否齐全，是否符合相关法律法规规定进行形式审查，而非实质审查。此处“法定条件”是指符合《暂行办法》第三十四条规定的“双过半数”。本案中，被申请人在某小区业主大会召开前，指出筹备组存在的几处问题，筹备组在业主大会召开前已解决，且这些问题也并非不予备案的法定事由。而筹备组向被申请人提交的材料，不符合法律规定的部分是计算户数和专有面积的数据，而其投票选举等数据并未发现存在违反法律规定的情形，业主大会的选举活动本质上是业主自治领域的行为，行政机关只是协助和指导，无权否决其活动。因此，造成某花园业主大会和业主委员会不能备案的原因不在于筹备组，而在于被申请人未依法履职，按规定协助筹备组取得完整且正确的小区业主清册和面积清册资料。

　　经过行政复议审查过程，被申请人已从广州某房地产开发公司补充完善的某花园小区总户数和专有面积之和等数据，筹备组应按《暂行办法》规定的程序，重新核算数据，进行公示，完善手续后，再向被申请人申请备案。被申请人不得要求筹备组重新进行选举。

　　综上所述，被申请人未依法履行法定职责。

　　本府决定：

　　根据《中华人民共和国行政复议法》第二十八条第一款第二项和《中华人民共和国行政复议法实施条例》第四十四条规定，责令被申请人在广州市从化区太平镇某花园业主大会会议筹备组完成法定程序且重新报送资料齐备符合法定条件的情况下，对其业主大会和业主委员会予以备案。

　　对本决定不服的，可以自接到本决定书之日起15日内向有管辖权的法院提起行政诉讼。

　　本件与原件核对无异

　　广州市从化区人民政府

　　二〇二一年十月十二日